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電子定款を作る際に知っておきたい事

「電子定款」とは、従来書面で作っていた「定款」を電子化したものです。

2002年1月から定款を認証する機関である公証人役場で、電子公証サービスが開始されたことに伴い、可能になりました。定款というのは会社の指針や業務執行などの基本規約および就業規則等を記したもので、会社設立時には必ず必要となるものです。その定款を電子定款にするメリットは、書面の定款を作成する際に必要な印紙代4万円が不要となるという点ですが、デメリットも多くあります。

その理由は、専用のソフトを新たに購入した場合に印紙代の4万円を超える額になるからです。例えば、作成した電子ファイルに電子署名を付けるためのソフトが約4~5万円程度、電子証明書が入ったマイナンバーカードに、データを読みこませる際必要となる「公的認証サービス対応カードリードライタ」という機器が5千円程度と、これだけでも印紙代を上回ってしまいます。

作成した定款を電子化したいけれど、手間やソフト代購入費用などを考えて迷われている場合は、行政書士事務所などの代行サービスを行っているところにお願いするという方法もあります。費用は印紙代4万円と比較すると、安い費用ですみます。区市町村役場でマイナンバーカードを作り、印鑑証明代わりとなる電子証明書の発行申請をする事と、法務局への登記申請は自社で行う必要がありますが、あとは公証人役場で定款認証を受け認証済みの電子定款と謄本を受領して完了します。

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